Hvad er den nye lov om tidsregistrering?
Den 23. januar 2024 vedtog Folketinget en ny lov, der forpligter danske virksomheder til at give medarbejdere mulighed for tidsregistrering af deres arbejdstid.
Loven får betydning for alle arbejdsgivere og vil kræve nye systemer for mange virksomheder.
Formålet med loven er at sikre, at medarbejdere får retfærdig kompensation for den tid, de bruger på arbejde og at arbejdsgivere overholder arbejdstidsreglerne.
Grundlæggende om tidsregistreringsloven
I Danmark er der lagt et særdeles fokus på korrekt tidsregistrering gennem ‘Arbejdstidsdirektivet’, som skal sikre ansattes rettigheder og sundhed. Det er i denne sammenhæng afgørende at kende til de specifikke regler for dokumentation og overholdelse af arbejdstid, som inkluderer pauser samt start og slut på arbejdsdagen.
Implementering af et pålideligt system er ikke kun et juridisk krav men også en investering i en mere effektiv arbejdsgang og arbejdsmiljø.
Det kan være uoverskueligt at navigere i de mange regler for tidsregistrering, men med en moderne og compliant løsning, sikrer man både overholdelse af loven og en strømlinet proces. En systematisk tidsregistrering giver gennemsigtighed og skaber tillid mellem arbejdsgivere og ansatte, samtidig med at dataindsamlingen danner et solidt grundlag for lønberegning, projektstyring og ressourceallokering.
Tidsregistreringslovens formål
Tidsregistreringslovens kerne ligger i at beskytte arbejdstagerne gennem overvågning af arbejdstid, sikkerstilling af pauser og hensigtsmæssig fordeling af arbejdsbyrden.
I sidste ende sikrer loven om tidsregistrering, at retfærdighed er i højsæde. Ved at dokumentere arbejdstid nøjagtigt faciliteres en fair behandling af medarbejdere, samtidig med at man overholder arbejdsmiljøreglerne.
Hvad indebærer de kommende tidsregistreringsregler?
Den nye lov om tidsregistrering skal sikre, at virksomheder overholder arbejdstidsreglerne:
- Du må ikke arbejde mere end 48 timer i gennemsnit per uge i en periode på fire måneder.
- Du skal have en daglig hvileperiode på mindst 11 sammenhængende timer inden for 24 timer.
- Du har ret til et ugentligt fridøgn.
Kilde: Medarbejder- og kompetencestyrelsen
Den nye lov om tidsregistrering har til formål at gøre det lettere for virksomheder at dokumentere, at de overholder arbejdstidsloven. Derfor skal arbejdsgivere nu give medarbejdere mulighed for at registrere deres arbejdstid i et tidsregistreringssystem.
Hvordan opstod loven?
I 2019 fastslog EU-Domstolen, at medlemslandene er forpligtede til at sikre, at arbejdsgivere etablerer et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af arbejdstidens daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.
Som medlemsland er Danmark forpligtet til at efterleve EU’s lovgivning. Derfor skal Danmark og alle andre medlemslande implementere det ved lov.
Helt overordnet betyder loven derfor:
- Virksomheder skal have et system til at registrere arbejdstid på et pålideligt grundlag.
- Alle medarbejdere skal have mulighed for at håndhæve deres ret til maksimal arbejdstid og hvileperioder.
- Systemet skal være tilgængeligt for kontrol for at sikre, at kravene overholdes.
Hvad betyder loven for dig som arbejdsgiver?
For at overholde tidsregistreringsloven skal virksomheder implementere et tidsregistreringssystem, der som minimum skal kunne:
- Registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid.
- Gøre oplysningerne tilgængeligt for kontrol.
- Give medarbejdere adgang til at tilgå oplysningerne.
- Gemme oplysningerne i 5 år.
Hvilke regler skal arbejdsgiver overholde?
For at sikre overensstemmelse med lovgivningen er det essentielt at følge alle juridiske krav til tidsregistrering nøje. Dette er ikke blot en formalitet, men en nødvendighed for at undgå sanktioner og opretholde en velfungerende virksomhed:
Dokumentation og opbevaring
- Nøjagtig dokumentation er fundamentet for overholdelse af tidsregistreringslovkravene. Det skal være muligt at redegøre for, hvorledes tidsregistreringen er foretaget.
- Lovgivningen kræver, at alle data om medarbejdernes arbejdstid opbevares forsvarligt. Det betyder sikkert og tilgængeligt for eventuel kontrol af myndighederne. Denne praksis skal overholdes uden undtagelser for at undgå retslige konsekvenser.
- Registreringerne skal være gemt i en bestemt periode, som normalt er fastsat af national lovgivning. I Danmark skal virksomheder eksempelvis opbevare tidsregistreringer i fem år, hvilket gør det afgørende at anvende et pålideligt lagringssystem.
- Med moderne teknologi kan lovkravet simplificeres ved at benytte digitale tidsregistreringssystemer. Disse kan automatisere lagringen og gøre det nemt at arkivere og hente data, hvilket sikrer effektivitet og efterlevelse af lovgivningen.
- Det er altid jeres ansvar som virksomhed at sikre, at opbevaring og dokumentation overholder disse regler.
Konsekvenser ved manglende overholdelse
Manglende overholdelse af tidsregistreringsloven kan medføre alvorlige sanktioner, herunder bøder, erstatningskrav, og i yderste konsekvens tab af virksomhedstilladelser.
Det kan resultere i en tvungen ændring af arbejdsgange, som kan være både omkostningsfuld og tidskrævende.
Arbejdstilsynet foretager løbende inspektioner, og overtrædelser kan føre til sanktioner såsom påbud og straksbøder.
På lang sigt kan konstant udfordring af compliance lede til skærpet overvågning af virksomheden, hvilket kan medføre en øget administrationsbyrde samt forstærket pres og mistillid fra myndighederne.
Husk, din virksomheds evne til at overholde disse regulativer er afgørende. Det er vores klare anbefaling, at etablere robuste processer for at sikre kontinuerlig overensstemmelse og undgå fremtidige sanktioner.